Rechtmatigheidsverantwoording

Verantwoordelijkheid management van De Dienst Noardwest Fryslân

De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het bestuur toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door het bestuur vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door het bestuur op 29 oktober 2025 vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht.

Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door het bestuur bepaald en bedraagt 2% van de totale lasten exclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 1.864.783. De grondslag voor deze verantwoording is de Kadernota Rechtmatigheid 2025 van de Commissie BBV van september 2025.

Bevinding

Het management stelt vast dat de omvang van de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen bedrag € 2.199.476 bedraagt. Dit is hoger dan de daarvoor gestelde grens van € 1.864.783. Van de niet rechtmatig tot stand gekomen verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties is volgens het bestuur overigens een bedrag van € 1.440.267 acceptabel op basis van door het bestuur vastgestelde afspraken.

Analyse rechtmatigheidscriteria

Begrotingscriterium

De verantwoording van de begrotingsrechtmatigheid vindt plaats op programmaniveau, dit sluit aan op het niveau waarop het bestuur de begroting heeft vastgesteld. Het uitgangspunt bij de beoordeling van de begrotingsrechtmatigheid is dat iedere lastenoverschrijding onrechtmatig is. Overschrijdingen van de baten en onderschrijdingen van de lasten zijn uitsluitend onrechtmatig voor zover het bestuur hierover niet is geïnformeerd.

Deze begrotingsafwijkingen zijn per programma, uitgesplitst naar lasten en baten, opgenomen in onderstaande tabel (kolom a). Gedurende het verslagjaar hebben we het bestuur op de hoogte gesteld van de te verwachten afwijkingen (kolom b). In onze financiële beheersverordening is vastgelegd dat het management zich over deze afwijkingen niet nogmaals (inhoudelijk) verantwoordt in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording. De resterende afwijkingen voor het verslagjaar 2025 (kolom c) worden, gezien de verantwoordingsgrens wordt overschreden, toegelicht in zowel de rechtmatigheidsverantwoording als in de paragraaf bedrijfsvoering.

Toelichting op het tot stand komen van de niet acceptabele afwijkingen

Voorwaardencriterium

Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

Interne controle

Vanuit de interne controles is een aantal onrechtmatigheden naar voren gekomen. Deze zijn opgenomen in de tabel hieronder.

Het overgrote deel van de onrechtmatigheden die voortvloeien uit het voorwaardencriterium ten aanzien van het programma Werk, Participatie en Inkomen heeft betrekking op het (formeel onterecht) verlenen van bijstand met terugwerkende kracht. Onder de nieuwe Participatiewet in Balans is er vanaf 2026 meer ruimte om bijstand met terugwerkende kracht te verstrekken en de verwachting is dan ook dat dit voortaan aanzienlijk minder rechtmatigheidsissues zal opleveren.

Inkopen die ten onrechte niet Europees zijn aanbesteed

Bij meerjarige inkoopcontracten kunnen de Europese aanbestedingsregels van toepassing zijn. Tijdens de controle van de jaarrekening 2025 is vastgesteld dat de uitgaven voor schuldhulpverlening deels onrechtmatig zijn. Dit betreft specifiek de betalingen aan Kredietbank Nederland, waardoor de Europese aanbestedingsdrempel voor sociale en andere specifieke diensten met € 138.000 is overschreden.

De gemeenten en de organisatie werken momenteel gezamenlijk aan de totstandkoming van nieuw beleid. De verwachting is dat vanaf 2027 uitvoering kan worden gegeven aan een nieuw vastgesteld beleidsplan, inclusief een rechtmatige inrichting van de inkoop van schuldhulpverlening. De Dienst is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de uitgaven voor schuldhulpverlening. Daarom worden de geconstateerde onrechtmatige bestedingen opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording van De Dienst. Aangezien de overbruggingsovereenkomst doorloopt tot en met 31 december 2026 en naar verwachting vóór die datum geen nieuw beleid wordt vastgesteld, zal de situatie die heeft geleid tot de onrechtmatigheid ook in 2026 voortduren. Om die reden worden de onrechtmatige bestedingen zowel over het verslagjaar 2025 als over het verslagjaar 2026 verantwoord in deze rechtmatigheidsverantwoording. Als er vanaf 2027 geen nieuw beleid is vastgesteld op basis waarvan De Dienst de schuldhulpverlening Europees kan aanbesteden, dan loopt De Dienst in het verslagjaar 2027 wederom risico op het onrechtmatig besteden van overheidsgelden op het gebied van schuldhulpverlening.

M&O-criterium

Onder misbruik wordt verstaan: het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Oneigenlijk gebruik wordt gedefinieerd als: het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan. Misbruik is onrechtmatig, oneigenlijk gebruik niet.

In 2025 zijn er geen afwijkingen als gevolg van misbruik of oneigenlijk gebruik gesignaleerd.

Fraude en onregelmatigheden

De Dienst maakt gebruik van een organisatiebrede risico-analyse en daaraan gekoppelde frauderisico-analyse. Ook heeft de Dienst overkoepelend beleid ten aanzien van Misbruik en Oneigenlijk gebruik vastgesteld.

Op basis van de in kaart gebrachte risico’s en de aanwezige beheersmaatregelen zijn de restrisico’s bepaald. Voor deze restrisico’s is vervolgens beoordeeld of een risico geaccepteerd wordt of dat er aanvullende beheersmaatregelen nodig zijn. In het geval risico’s zich daadwerkelijk hebben geopenbaard wordt onderzocht in hoeverre deze risico’s kunnen worden weggenomen of beheerst.

Voor de onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording op het punt van fraude en misbruik en oneigenlijk gebruik wordt in belangrijke mate gesteund op de uitkomsten van de reeds bestaande controles en de aanwezige controlemix (o.a. eerste en tweedelijns dossier-/procescontroles, thematische controles, onderzoeken toezichthouder, bestandsvergelijkingen, prestatielevering-enquêtes). Bij het doorontwikkelen van data-analyse zal worden bekeken in hoeverre de aspecten fraude en misbruik en oneigenlijk gebruik hierin betrokken kunnen worden.

Daarnaast is in het personeelshandboek van de Dienst beschreven op welke wijze er aandacht wordt geschonken aan integriteit op verschillende vlakken: ambtseed, gedragscode, huisregels, melden vermoeden misstand (klokkenluidersregeling) etc. Ook wordt er jaarlijks in de organisatie aandacht voor integriteit gevraagd, hoofdzakelijk d.m.v. bijeenkomsten en een online integriteitsmodule (https://www.integriteitmodule.nl).

Het management is van mening dat hiermee op een passende wijze aandacht wordt geschonken aan het frauderisico-management binnen de Dienst. Uit de bovengenoemde zaken zijn in 2025 geen signalen van fraude, misbruik of oneigenlijk gebruik naar voren gekomen.